Printen tijdens en na Covid-19

Elke ochtend stappen grote hoeveelheid mensen in hun auto, op weg naar hun werk, meestal op behoorlijke afstand. Anders hadden ze immers de fiets wel genomen. Ook ik sta dan met ze in lange files, moet vervolgens ook mijn best doen om een parkeerplek te vinden zo dicht mogelijk bij kantoor, om daarna op zoek te gaan naar een flexplek. Dat is al een uitdaging op zich. Ik kom bij de meeste opdrachtgevers “tijdelijk” op kantoor te zitten. Tot mijn verbazing is het fenomeen “flexplek” op veel van deze kantoren niet goed uit de verf gekomen. Er staan meestal aangepaste stoelen voor Piet en Klaas (daar mag ik niet op zitten), op een andere plek staat een aangepast toetsenbord voor Jan (die heeft last van RSI). Even verderop staat een geschikt bureau, alleen is dit bureau is gevuld met foto’s van schattige familieleden (dat is net zo iets als op vakantie je handdoek de avond vooraf alvast neerleggen bij het zwembad..) Op het bureau ernaast liggen 2 pakken printerpapier onder het beeldscherm (voor een betere werkhoogte van diegene die daar altijd zit..) Oh, daar zie ik een goede plek! Maar er hangen slingers…. Blijkbaar moet hier iemand gaan zitten die 50 is geworden… Super leuk, maar ik zoek door… Vervolgens heb ik een plek gevonden en kan er gewerkt worden, met een koptelefoon op, om de omgevingsgeluiden wat de filteren. Wel gezellig om collega’s bij de koffie automaat of de printer te zien. Af en toe een loopje doen, dat is immers gezond. Voor mij als zzp-er in ieder geval fijn om onder de mensen te zijn.

En toen werd het maart 2020…

Wat een bijzondere tijd. Projecten die ik had lopen werden ineens vertraagd of gestopt. Ook werd de scope van lopende projecten plotseling veranderd. De paniek, maar ook de innovatie, sloeg toe! Ineens moest iedereen thuiswerken. Netwerk capaciteit werd opgeschaald en online tools, om met elkaar in contact te blijven, werden in een sneltreinvaart geïntroduceerd. Ik werk vaak bij opdrachtgevers die niet zo enthousiast zijn als het gaat om thuiswerken (ze hebben immers van die fijne flexplekken….). Maar de Corona tijd bood nieuwe perspectieven.

Hoe moeten we nu printen…

Als je niet op een kantoor zit, maar thuis aan het werk bent, zal de inhoud van je werk voor het grootste gedeelte niet veranderen. Als je als medewerker gewend bent om voor je werk een document uit te printen, dan zal dit nog steeds je wens zijn. Print leveranciers bieden op dit moment allemaal mogelijkheden om weer veel thuis te gaan printen. Tijdelijke huurapparatuur, servicecontracten bij medewerkers thuis, en inkt on demand, het kan allemaal. Waar vaak niet bij stil wordt gestaan is, het “waarom”. Waarom print je nog dat document? Is dit niet het moment om te kijken of je meer kunt digitaliseren, en vervolgens de prints die overblijven te centraliseren? Zodat een goed getrainde medewerker in batches de print werkzaamheden kan doen, in een beveiligde omgeving, op een hoge snelheid. Want wie kan garanderen dat het thuis printen volgens de AVG wetgeving geschiedt? En hoe heb ik als werkgever de garantie dat bepaalde documenten op de juiste wijze worden verwerkt? Wordt alles wel op tijd verstuurd? Krijgt iedereen dan ook een voorraad enveloppen en postzegels op zijn of haar thuiswerkplek? En voldoet de thuis scanner wel aan de archiefwet normering?

Maar laten we niet gelijk in paniek raken en logisch blijven nadenken. Laten we deze Corona crisis aangrijpen om niet alleen versneld gebruik te gaan maken van online vergadermethodes, maar ook aangrijpen om onze werkprocessen efficiënter in te richten.

En op kantoor?

We gaan langzaam weer met een kleine groep mensen naar kantoor. Door deze crisis zijn we meer alert geworden. Zo realiseren we ons nu dat een deurklink enorm vies is, en dat de koffie en de printer ook een grote besmettingsbron kunnen zijn. Minder koffie drinken kan geen kwaad, en minder printen ook niet. Medewerkers zullen hier nog bewuster mee omgaan. Mocht het toch nodig zijn, dan kunnen er aanpassingen worden gedaan aan de printers waardoor een medewerkers zo min mogelijk “contact” heeft met de apparatuur. Zo kan de Follow-You/Me functionaliteit ingesteld worden, dat na het identificeren aan de apparatuur middels een pas, een gebruiker niet eerst naar zijn print-wachtrij wordt gestuurd waar hij/zij zijn prints dient te selecteren, maar dat de printer direct begint met printen van de verstuurde documenten zodra de pas is geïdentificeerd (je hebt de documenten immers niet voor niets gestuurd toch?).

Duurzamer leven…

Dat er zaken gaan veranderen, dat is een feit. Laten we met elkaar zorgen dat we positiever uit deze crisis komen. Meer balans tussen werk en privé, en een positieve boost voor onze SDG’s. Want door de crisis zul je bijna vergeten dat wij (Nederland) een commitment hebben afgegeven voor deze SDG’s. Door thuis niet, meer, te gaan printen, maar onze werkprocessen aan te passen, ben ik ervan overtuigd dat we ons steentje kunnen bijdragen!